2011年世界柯蔡宗亲总会会员代表大会筹备方案

柯蔡一家亲，狮城大团圆

     ——2011年世界柯蔡宗亲总会会员代表大会筹备方案

世界柯蔡宗亲总会第十六届第二次会员代表大会（以下简称世总年会），为世总会首次在中国大陆召开的年会。这是对福建省济阳柯蔡委员会（以下简称本会）极大鼓励和鞭策，也是福建以至中国大陆各地柯蔡宗亲、宗长的光荣，能有机会为世界柯蔡宗亲组织服务，定当义不容辞、责无旁贷。9月份在台南召开的世总会理监事联席会议中，通过议决，原则上已同意本会汇报的筹备方案。作为本次承办方，务必全力以赴，发挥优势，整合资源，凝聚力量，统一理念，同心协力，服务宗亲，热心奉献，努力办好本次世总年会，使之成为高品质、高规格、上层次、规模大的世界柯蔡宗亲盛会。

一、会议时间：2011年11月19日—21日

地点：绿岛国际酒店

＊11月19日：报到、迎宾，主席团会议，“狮城之夜”欢迎晚宴

       ＊11月20日：上午：大会正式开始（领导、来宾——致词、讲话）

                     中午：1、上午大会结束后全体与会人员照像（集体照）

                          2、午宴

                     下午：祭祖大典，颁奖仪式，相关报告，各项决议

                     晚上：“济阳之夜”联欢福宴（豪富华大酒店）

       ＊11月21日：恭送宗亲离开，参观闽南风土人情

                     参加闽南柯氏开基始祖庆文公祖宇重建落成典礼

二、会议人数：与会人员约2000人

其中：＊海外宗亲代表：1000人（广邀世界各地柯蔡宗亲大聚会）

＊国内各省市宗亲代表：500人

＊福建省内宗亲代表：500人

三、日程具体安排

（一）11月19日

1、报到

地点：绿岛国际酒店一楼大堂（时间：9:00—18:00）

2、参观福建省济阳柯蔡委员会会址——济阳柯蔡大厦

3、主席团会议

时间：19日下午16:00—18:00（地址：绿岛国际酒店八楼会议室）

参加对象：＊世总会名誉理事长、理事长、副理事长、监事会召集人

＊各宗亲代表团团长

＊承办方总召集人、执行长

4、“狮城之夜”欢迎晚宴

地  点：绿岛国际酒店三楼主宴厅

（二）11月20日（正式会议）

1、地  点：绿岛国际酒店三楼主宴大厅

2、大会程序

上午（大会上半场）

（1）8:30请各代表团团长、秘书长、掌会旗人于一楼大堂排队集中（按事先编排好进场顺序表），依序进场。

（2）9:00大会开始

＊主席就位

＊全体肃立

＊唱世总会会歌，升世总会会旗（事先准备好临时旗杆）

（3）介绍领导、来宾

（4）介绍海内外各地区宗亲代表（团）

（5）承办方会长致欢迎词

（6）大会主席世总会理事长致词

（7）领导讲话

（8）来宾讲话

（9）全体与会人员合影（酒店一楼停车场，时间11:00—12:00）

中午：12:00—14:00午宴

下午（大会下半场）

（10）14:30-15:30祭祖大典（会议大厅后半厅）

（11）杰出宗亲表彰颁奖仪式

（12）海内外宗亲代表报告（三分钟内）

（13）会务工作监查报告

（14）监事会监查报告

（15）讨论提案

＊请审议二○一○年度收入、支出决算（财务收支报告、资产负债表）提请审查

＊请审议二○一一年度工作计划，提请审查

＊请审议二○一一年度收入、支出预算，提请审查

（16）临时动议

（17）移交世总会旗与下届主办单位

（18）下届东道主致词

（19）礼成

（20）恳亲交谈，共话宗谊

3、“济阳之夜”联欢福宴（时间：19:00—22:30，地点：豪富华大酒店）

＊联欢

＊各地宗亲交换纪念品

＊散会——珍重明年再会

（三）11月21日

（1）恭送宗亲离开狮城

（2）部分海内外宗亲前往永春参加“闽南柯氏开基始祖庆文公祖宇重建落成典礼”

（3）部分宗亲参观闽南的风土人情，可选择：

     ＊黎刹纪念广场        ＊姑嫂塔        ＊黄金海岸      ＊城皇老街         ＊各地宗亲家庙        ＊崇武古城      ＊清源山—老君岩

＊泉州东西塔          ＊洛阳桥        ＊闽台缘

四、大会筹备委员会及工作组分配表

1、筹备委员

2、大会工作人员分配表

大会工作组各组人员安排及具体任务

五、会议经费

本次年会费用估计在人民币250—350万元（以下货币均为人民币）

1、经费来源

＊各位与会代表交纳会费，按每人200元人民币

   ＊世总大会补贴50万台币（约10万元人民币）

   ＊其他大量经费需广泛募集

2、费用主要支出 

＊筹备费用：10万元

＊制作各种证件、礼品、文件袋等：10万元

＊接待车辆费用：10万元

＊用餐费（主餐3餐及其他）：150万元—180万元

＊会场布置及其他宣传广告：10万元—20万元

＊纪念品：50万元—60万元

＊宣传演出及专题展览：10万元

＊不可预计：10万元—20万元

六、各种工作重点及活动初步方案

（一）行政事务

1、启动筹备办公室的常规运作功能，设有专人值班负责，向各地宗亲公布直线电话、传真、通讯地址及相关事项的联系人。

2、对每一份传真、来信、来函等需建立分类档案给予保存，及时汇报通气，做到不丢失任何一份来函，也不漏掉任何一件相关事件。

3、加强与各地宗亲会的联系，搜集参加世总年会的准确资料，如人数、到达时间、到达地点及交通方式，是否参加旅游团，代表团长及联系人的联络方式（电话）等，为大会程序及规模能否按既定的方案进行提供准确数据。（报名参加本次世总年会的各代表团需提前20天把名单、资料汇集）

4、不断吸纳具有热心奉献、精干志愿的柯蔡宗亲参与各项筹备工作，充分发挥各位筹备人员的专业特长，使各项工作做到配合优先，严谨有序，高效有力地开展。

5、定期出版筹备工作的《简报》，及时把各种筹备工作信息向各位宗亲通报。

6、有计划地对“济阳柯蔡大厦”进行修缮，合理重新布置各区域的功能流程，迎接各地柯蔡宗亲代表团的参观。应准备工作如下：

（1）整修、布置方案的合理制定及实施

（2）福建省济阳柯蔡委员会历史沿革及说明

（3）年历事迹展示

（4）各地宗祠家庙图片及文字说明

（5）相关活动图片展

（6）书画展

（7）一楼接待大厅的布置及安排

（8）接待、介绍人员的演练准备

（9）相关旗帜、纪念品的准备

（10）拜祭大堂及场所的布置

7、精心准备一期福建济阳柯蔡委员会期刊《济阳柯蔡宗刊》的特刊，把福建特别是闽南的风土人情、宗亲动态及宗祠家庙、主办地特色全面介绍，做到内容丰富、主题鲜明，以便于提供给各地宗亲阅读、了解。

（二）总务

1、筹款筹资

    （1）由会长牵头，尽快组织筹资，在本会及其分会范围内广泛进行募款筹资作业。

    （2）定期利用《简报》公布捐资者情况，并承诺在本会一楼大厅荣誉墙立雕像，永久留念，同时在世总会特刊刊登捐资者芳名及捐资数额，以资荣誉表彰。

    （3）建立严谨的筹备会专项财务管理制度，要有预决算方案，由专人管理，专款专用，实行会长“一支笔”审批制度。

 2、负责与“物”有关的所有事宜

     （1）相关物品采购事宜

     （2）各住宿酒店入住使用的协调安排

     （3）各场地洽办租用及签约事宜

     （4）各种交通流动工具租用事宜

     （5）安排大会三餐福宴餐饭

     （6）相关场所安排、布置、落实

     （7）相关宴席用品的保管使用

（三）接待

加大接待工作的力度，只要接待工作有序、快捷、安全、健康、顺利进行，便是本次年会获得成功的根本保证。

本次接待工作可试行一对一的模式，即分片区及村落各自对应一个代表团的接待方式。统一调配，实行包干责任制，具体须注意如下几点：

1、向指挥中心提取代表团准确的到达时间及地点、人数、联系人等资料，以及安置的食宿地。

2、向大会要求配备车辆，提前到达接待地，同时配备一定数额的鲜花及欢迎条幅，相应的拍照、录影人员也跟随前往。

3、按各代表团事先提供的人员数据，应事先派人驻守宾馆，安排好固定住宿房间（除该代表团自行微调外），以便于代表团到达食宿地可直接入住。

4、及时引领代表团进行报到，领取相关资料及大会日程表。

5、代表团着陆迎接处主要分布在：厦门机场；晋江机场；厦门码头；石井码头；泉州火车站；晋江火车站；石狮汽车站。

6、设立专用车标识，配备相应的保全人员。

7、周边、沿途及各进驻酒店的欢迎条幅。

8、准备给各海外代表团提供本地临时电话卡，以便于联络。

接待人员须做到,热诚相迎，谦卑有礼，言行得体，服务及时。特别应注意来自世界各地的宗亲，由于地域差异，风俗不同，宗教不同，接待人员必须做到先有备案，接待“对路”，避免不必要的失言或失态。

总之，接待工作务必做到各代表团入住、立足未稳时，就应人手有一份汇总资料（既有组团编号、宗亲名单、所住房号以及一些带队的主要负责人当地手机号，以及接待人员、大会指挥中心的联系方式，简约的石狮方位地图），尽量做到宾至如归。

（四）宣传活动

1、充分运用柯蔡网站，不断地向世界各地宗亲发布各种筹备信息及宗亲动态。

2、加强与各种媒体联系，有计划地利用各种新闻媒体进行每一阶段筹备信息的发布，大力宣传济阳柯蔡的悠久历史及柯蔡宗亲的史迹。

3、安排布置各种专题展览。

4、场内外口号条幅的安排布置。

5、暖场节目及广场文艺表演的主持及安排。

6、负责晚会节目的联络、布置、演出安排。

7、配合酒店做好各种座位表、示意图，在明显位置的公告。

8、大会各种资料的准备。

（五）祭祖仪典

1、根据世总会确定的祭祖仪式，组织相关人员进行演练。

2、负责祭祖牲桌及祭祖用品的拟定、采用。

3、司仪人员的选定及祭祖场所的安排布置。

4、祭祖礼服、手套、披肩的选定制作。

5、祖先牌位的制作。

6、祭祖程序的控管。

（六）会务

    1、设立报到处，事先作好各种报到表格、公文包、相关资料装袋及纪念品准备。

    2、接受代表团报到时须做到热诚相迎，服务到位，有问必答，耐心周到，做好各种会务向导。

    3、制作举引牌和标示牌。

    4、根据预先安排好的各代表团进场顺序表，负责组织礼仪小姐进场训练及进场整队作业规划及引导。

    5、配合大会现场的各种服务安排。

    6、有关大会偶发事项的服务。

    7、负责帮助相关领导、贵宾胸花的佩带及签名薄的启用。

（七）奖品、用品

    1、有关纪念品的制作、保管及发放。

    2、有关必需用品：工作证、出席证、嘉宾证、公文包、会议指南等用品的制作的发放。

    3、签名薄、纪念卡、胸花、礼仪领巾等物品的采集。

    4、颁奖牌、披带等物品的制作。

5、大会临时旗杆的制作。

    6、其他大会用品的准备、采集。

（八）交通安全

    1、配合当地公安、交警等部门共同维持好会议期间的交通安全，特别是从“绿岛”到“豪富华”的搬移计划须充分，周详，安全有序。

    2、负责交通工具的调度及住所、酒店车辆接送。

    3、停车场的规划及行车安全的处理。

    4、各宗亲代表团游览车联系，到达，停车的规划及引导。

    5、会场人员的安全保卫。

（九）录影及集体照

    1、录影

（1）负责录影的人员必须事先拟好简单的脚本，做到主要场合完整无缺，主要人物逐一体现，各项活动一个不漏。

（2）会后做好光碟的编辑制作。

2、集体照

（1）在酒店大门前预先搭好照像站台，每次至少能供400—500人拍照。

（2）照像过程中，须做到计划周密、指挥有序、快速准确、落实到位。

（3）当天下午必须抓紧整理冲洗，使各位宗亲能在当晚拿到集体照，带回留念。

（4）11月20日中午集体像照完毕后，现场通知各代表团登记所需照片数量。每个代表团赠送一张照片免费，其他每张照片人民币80元，领照片时付款。

七、相关事项的说明

1、主会场布置的注意事项

（1）根据实际，安排主席台座位。

（2）主席台背景按以往各届的经验，以紫兰色为基调色，这样不仅整体感觉温馨明亮，且对于各种照像、录影清晰度以及会场的色彩协调感颇佳。

（3）主席台前应摆置成二行台桌，上面放置各地代表团名称小牌，这样不仅增加会议的规范性，同时方便会议过程中与各代表团的互动。

（4）充分利用该会场的先进电脑投放技术设备，现场放映相关资料及各种文字说明

＊相关领导、嘉宾的资料

＊世总理监会宗长名单

＊各代表团资料

＊会议日程安排

＊会议程序函接说明

＊受奖宗长的奖项及名单

＊会议的临时通知及方位表

＊其他

    （5）主会场暂按1800人的位置进行合理布置，摆成方阵状态，并在会场门口明显处竖立座位平面示意图。

    2、会场及宴会更叠变阵的注意事项

       由于本次主会场既作为大会场所，又是“欢迎晚宴”及中午宴会场所，如何科学合理地进行场所变换，关系到本次世总年会日程能否顺利进行，关系到如何给来自世界各地柯蔡宗亲留下本次世总年会的良好印象，更是体现东道主组织能力及实力的时候，因此必须做好事先的程序应案，进行多次的实际演练，方能做到临场不乱，如期变阵。可由总务组、接待组负责配合酒店组织施行。

  （1）19日下午需为欢迎晚宴准备，主席台前应一字摆成能容纳50人左右的分餐主宾桌，宴会厅外应在明显位置竖立欢迎晚宴座位平面示意图（包括其他宴会厅及包厢示意图）。详细说明各代表团入席用餐的具体位置。

  （2）晚宴后，需及明日按大会会场提前布置变换场所

   ＊撤掉所有的餐桌

   ＊主席台安排好座位，并设立主讲台、主持台

   ＊主席台前应设两行台桌。

   ＊其他按方阵形式排序，并立起各代表团座位牌

  （3）20日大会上半场结束后，在11点—12点利用照集体像期间恢复午宴形式，主席台可相对缩小。

  （4）午宴后，先撤掉会场后半厅餐桌，腾出空旷场所作为祭祖大典场所。在祭祖期间，再把前半厅恢复会场布置，主宾长桌须留下，供原主席台的宗长就坐，主席台上原有长条桌撤掉，摆上照像小台阶，以利于领奖时小团体照像。

  （5）祭祖大典结束后，及时把会场后半厅恢复会议排位，以利于大会下半场及时进行。

3、会议几点注意事项

（1）会议安排须严格按既定的程序进行，特别会议时间应随时掌控，做到统一指挥、统一安排。

（2）事先拟好会场座位的平面方位图。

（3）由引导小姐举各代表团的引导牌按既定的入场顺序表引领各代表团有序入场。

（4）除正式代表（有代表证）外，应准备给领导，特邀嘉宾佩带胸花。

（5）会议音响须反复调试（如有可能应备用一套），相关话筒应充足。

（6）各种准备给特邀嘉宾颁发的纪念品及其他用品须有专人负责，随时取用。

（7）准备好临时旗杆。

4、《大会服务指南》手册

为使世总年会的顺利进行，必须精心制作一本大会所有活动及相关事项的资料总汇《大会服务指南》手册，供各位宗亲代表、大会工作人员及相关配合单位阅读熟知。其主要内容暂拟如下：

（1）温馨提示

（2）大会筹备工作人员情况表及联系电话

（3）大会活动程序表

（4）“狮城之夜”欢迎晚宴流程表

（5）代表团进场顺序表

（6）正式大会议程

（7）祭祖大典仪式程序

（8）“济阳之夜”联欢福宴流程表

（9）各代表团住宿安排情况表

（10）大会座位平面图

（11）福建省济阳柯蔡委员会简介

（12）石狮概况（包括名小吃、旅游景点、服装城、商业街）

（13）各相关宗亲企业作祝贺广告

（14）世界柯蔡宗亲总会会歌

（15）石狮简约地图（各主要街道、酒店方位图）

5、《狮城之夜》欢迎晚宴节目流程初步方案：

（1）乐队暖场

（2）司仪主持人开场

（3）介绍领导、参会贵宾

（4）介绍各宗亲代表团

（5）上菜秀

（6）承办方会长致词

（7）世总理事长致词，领导致词

（8）事先准备好具体闽南特色的地方节目，如：

表演《内山的姑娘要出嫁》，闽南语《你是我的兄弟》……

主要须体现宗谊之情，本土温馨，闽南民俗文化的节目

（9）晚宴大部分节目以宗亲、宗长即兴表演为主，定位于联欢热闹，欢喜就好。

（10）晚会尽量保持团结和谐的良好氛围，为明日大会的开始营造好心情。

6、《济阳之夜》联欢福宴节目流程初步方案

（1）邀请一专业演出团体

（2）节目必须要有一定层次及水准，并且能有以下几方面的节目最好

＊柯蔡宗亲杰出的闽南语歌手

＊台湾原住民歌舞

＊东南亚歌舞

＊木偶小品

＊惠安女歌舞（最好有时代节奏感）

（3）各地宗亲交赠纪念品

（4）依依道别，期待再相会